Contabilità e Fatture
Come creare fatture, proforma, ricevute e note di credito, seguirne lo stato fino all'incasso, stamparle in PDF ed esportarle in XML FatturaPA per lo SDI.
1 Panoramica del modulo
Il modulo Contabilità gestisce il ciclo di vita completo dei tuoi documenti di vendita: li crei come bozza, li esporti in XML per lo SDI (o li stampi in PDF per i clienti che non lo richiedono), ne segui lo stato fino al pagamento. È organizzato in quattro pagine principali, oltre a due generatori di file collegati a ogni fattura:
| Pagina | A cosa serve |
|---|---|
| Fatture | Elenco di tutti i documenti emessi, con filtri e statistiche. |
| Nuova Fattura | Creazione (o modifica, finché è bozza) di un documento. |
| Dettaglio fattura | Vista completa di un documento, con le azioni disponibili in base al suo stato. |
| Stampa/PDF | Versione stampabile del documento, pronta per "Salva come PDF" del browser. |
| Esporta XML | Genera il file XML in formato FatturaPA da inviare allo SDI. |
2 Elenco fatture e statistiche
La pagina Fatture mostra tutti i documenti in ordine di data, con quattro indicatori in alto riferiti al periodo filtrato: numero di documenti, totale del periodo, incassato (somma delle fatture pagate) e da incassare (somma di bozze ed esportate non ancora saldate).
Puoi filtrare per tipo di documento, stato, anno e mese di emissione, oppure cercare liberamente per nome cliente o numero esterno. Da ogni riga puoi aprire il dettaglio, scaricare direttamente l'XML o il PDF senza passare dal dettaglio.
3 Creare una fattura
Da "+ Nuova fattura" compili tre blocchi:
- Documento — scegli il tipo (fattura, proforma, nota di credito, ricevuta), la data del documento e, facoltativamente, la data di scadenza del pagamento.
- Cliente — selezionane uno già presente in anagrafica, oppure crea un nuovo cliente al volo compilando ragione sociale/nome, tipo (privato o azienda), dati fiscali (partita IVA o codice fiscale), indirizzo e — se prevedi di esportare in XML — anche Codice SDI o PEC: il nuovo cliente viene salvato in anagrafica e resta disponibile per le fatture successive.
- Voci fattura — aggiungi una o più righe con descrizione, quantità, prezzo unitario e aliquota IVA (22% preimpostata): imponibile, IVA e totale di ogni riga, oltre ai totali generali, si aggiornano automaticamente mentre digiti.
Il pulsante "Salva come bozza" è l'unico modo per registrare il documento: ogni nuova fattura nasce sempre in stato Bozza, modificabile liberamente finché non viene esportata in XML (vedi sezione 4).
4 Dettaglio, stati e azioni
Il dettaglio di una fattura mostra stato, date, cliente e il riepilogo completo delle righe con i totali. Le azioni disponibili cambiano in base allo stato attuale del documento:
| Stato | Significato | Azioni disponibili |
|---|---|---|
| Bozza | Creata ma non ancora inviata/esportata. | Modifica, Esporta XML (fattura/nota credito), Stampa PDF, Annulla |
| Esportata | XML già generato e numero definitivo assegnato — non più modificabile. | Stampa PDF, Segna come pagata, Annulla |
| Pagata | Incasso registrato. | Stampa PDF |
| Annullata | Documento non più valido. | Stampa PDF (solo consultazione) |
Segna come pagata è disponibile solo per le fatture già esportate: oltre a cambiarne lo stato, registra automaticamente un incasso in Prima Nota (categoria "Fatture", metodo bonifico) per l'importo totale del documento, cliente incluso in descrizione — così non devi inserirlo due volte.
Annulla fattura è sempre disponibile finché il documento non è già annullato: non lo elimina fisicamente (resta consultabile e conta nelle statistiche come "non valido"), ma ne impedisce ulteriori modifiche o incassi.
5 Stampa PDF
Disponibile per qualunque documento, in qualunque stato. Si apre in una scheda separata, pronta per il comando "Stampa" del browser: dalla finestra di stampa puoi scegliere "Salva come PDF" per ottenere il file. Riporta i tuoi dati fiscali come mittente, i dati del cliente, il dettaglio delle righe, il riepilogo IVA per aliquota e — se hai impostato un IBAN nei Dati Fiscali — le istruzioni per il bonifico.
6 Esportazione XML FatturaPA
Disponibile solo per Fattura e Nota di credito non annullate. Prima di poter esportare devi aver completato i tuoi Dati Fiscali (ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, regime fiscale, indirizzo completo di CAP/città/provincia): se manca qualcosa, l'export si blocca con un messaggio che indica cosa completare.
Alla prima esportazione la fattura riceve un numero progressivo definitivo (calcolato automaticamente in base ai Dati Fiscali) e passa dallo stato bozza allo stato esportata. Le esportazioni successive dello stesso documento riutilizzano lo stesso numero, senza crearne uno nuovo.
Il file generato segue lo schema ufficiale FatturaPA versione FPR12: intestazione con i dati del cedente (tu) e del cliente, dettaglio delle righe, riepilogo IVA per aliquota con esigibilità immediata, e i dati di pagamento (bonifico, con l'IBAN dai tuoi Dati Fiscali) se presenti.
7 Sezioni collegate
Dalla pagina Fatture trovi due scorciatoie verso le altre sezioni della Contabilità, che completano il quadro ma non fanno parte di questa guida:
| Sezione | A cosa serve |
|---|---|
| Prima Nota | Registro di tutti i movimenti di cassa, comprese le entrate automatiche generate segnando una fattura come pagata. |
| Report IVA | Riepilogo periodico dell'IVA a debito/credito sui documenti emessi. |
| Dati Fiscali | La tua anagrafica fiscale (ragione sociale, P.IVA, regime, IBAN...) usata da stampa PDF ed export XML — da completare prima della prima esportazione. |