Gestione Personale
Come organizzare il tuo staff: mansioni, addetti, tariffe, assegnazione a strutture/hotel/b&b, accesso all'app staff, turni, generazione automatica delle attività di pulizia, notifiche push e messaggistica.
1 Panoramica del modulo
Il modulo Personale ti permette di gestire lo staff che lavora sulle tue strutture, hotel e b&b: chi fa cosa (mansioni), chi è assegnato a quali strutture, i turni di lavoro e la comunicazione con l'app dedicata allo staff. È organizzato in sei pagine, collegate tra loro dai link rapidi in alto a ciascuna schermata:
| Pagina | A cosa serve |
|---|---|
| Mansioni | Definisce i "ruoli" (es. Pulizie, Manutenzione) e la retribuzione di default di ciascuno. |
| Anagrafica | Elenco degli addetti, dati di contatto, mansioni e tariffe personali, assegnazione a strutture/hotel/b&b, accesso all'app. |
| Turni | Calendario dei turni di lavoro, creazione manuale e cambio di stato. |
| Attività da assegnare | Le pulizie generate automaticamente a fine soggiorno, da assegnare a un addetto. |
| Notifiche | Invio di notifiche push a uno, più o tutti gli addetti. |
| Messaggi | Chat diretta o di gruppo con lo staff, in tempo reale. |
2 Mansioni
Le mansioni descrivono i ruoli che uno staff può ricoprire (es. Pulizie, Lavanderia, Manutenzione, Portineria). Al primo accesso alla pagina, il sistema crea automaticamente queste quattro mansioni di base, con la relativa retribuzione consigliata: Pulizie e Lavanderia a cottimo, Manutenzione e Portineria a ore. Puoi aggiungerne altre in qualsiasi momento indicando nome e tipo di retribuzione di default.
Ogni mansione può essere disattivata con un click, senza perdere lo storico: una mansione disattivata sparisce dalle scelte disponibili per i nuovi addetti/turni, ma resta assegnata a chi la aveva già.
3 Anagrafica addetti
Da "Nuovo addetto" apri una scheda con: nome e cognome (obbligatori), email, telefono, note libere e un interruttore attivo/disattivo. Un addetto disattivato non compare più tra i candidati per turni e attività, ma la sua storia resta consultabile.
Mansioni svolte e tariffe — spunta una o più mansioni tra quelle attive e, per ciascuna, scegli se retribuirla a ore (tariffa oraria) o a cottimo (importo fisso per intervento). Questi valori vengono proposti automaticamente quando assegni un turno o un'attività a quell'addetto, ma restano comunque modificabili caso per caso.
Assegnazione a strutture / hotel / b&b — seleziona su quali strutture, hotel o b&b può lavorare l'addetto. Questo passaggio è fondamentale: un addetto compare come candidato per un turno o un'attività solo se è assegnato a quella specifica struttura/hotel/b&b e possiede la mansione richiesta.
4 Accesso all'app staff
Dalla scheda di un addetto già salvato puoi creare un accesso all'app staff inserendo la sua email: il sistema genera una password provvisoria e la invia via email insieme alle credenziali, chiedendo di cambiarla al primo accesso.
Da qui puoi anche rigenerare la password (ne genera una nuova e la invia via email), sospendere/riattivare l'accesso senza eliminarlo, oppure eliminarlo definitivamente: l'addetto non potrà più entrare nell'app finché non gliene crei uno nuovo.
5 Turni
La pagina Turni ti permette di programmare manualmente il lavoro dello staff, indipendentemente dalle pulizie automatiche. Per creare un turno scegli: l'addetto (solo tra quelli attivi), la struttura/hotel/b&b a cui è assegnato, la mansione tra quelle che possiede, data, ora di inizio e fine, minuti previsti (facoltativo), retribuzione e importo, ed eventuali note. Selezionando l'addetto, i menu di struttura e mansione si popolano automaticamente in base alle sue assegnazioni; scegliendo la mansione, retribuzione e importo vengono precompilati con la sua tariffa.
Il sistema verifica sempre tre cose prima di salvare un turno: che l'addetto sia effettivamente assegnato a quella struttura, che possieda quella mansione, e che l'orario non si sovrapponga a un altro turno già esistente dello stesso addetto nello stesso giorno. In caso di sovrapposizione il salvataggio viene bloccato e ti vengono indicati gli orari in conflitto.
L'elenco sotto il form mostra i turni nel periodo selezionato (di default: oggi + 13 giorni), con la possibilità di cambiarne lo stato direttamente dal menu a tendina in tabella:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Programmato | Turno creato e assegnato, in attesa della data prevista. |
| In corso | Il turno è attualmente in svolgimento. |
| Completato | Il lavoro è stato portato a termine. |
| Annullato | Il turno non verrà svolto; non viene più considerato nel controllo delle sovrapposizioni. |
6 Attività da assegnare e generazione automatica pulizie
Questa è la pagina più articolata del modulo: gestisce la generazione automatica delle pulizie di fine soggiorno per strutture, hotel e b&b, e la loro successiva assegnazione a un addetto.
Quando viene generata un'attività
- Strutture — sempre alla data di partenza raggiunta (data di partenza ≤ oggi), per prenotazioni non annullate/rifiutate.
- Hotel — a tua scelta: alla data di fine prenotazione raggiunta, oppure al check-out effettivo della camera, in base all'impostazione "Innesco per l'hotel". Le pulizie hotel sono per singola camera, quando la prenotazione include più camere.
- B&B — sempre alla data di fine prenotazione raggiunta (non esiste un concetto di check-out separato).
Un'attività non viene mai duplicata: il sistema controlla sempre se esiste già un task automatico per quella stessa prenotazione (ed eventuale camera) prima di crearne uno nuovo.
Minuti di pulizia previsti — ogni attività riporta una stima dei minuti necessari, calcolata secondo una gerarchia di priorità: se non è impostato un valore più specifico, si scende al livello successivo, fino al minuto di default generale.
| Ambito | Gerarchia (dal più specifico) |
|---|---|
| Strutture | Minuti della singola struttura → minuti di default del gruppo → minuti di default generale dell'account |
| Hotel | Minuti della tipologia di camera → minuti dell'hotel → minuti di default generale dell'account |
| B&B | Minuti della singola camera → minuti del b&b → minuti di default generale dell'account |
I minuti per gruppo, struttura, hotel, tipologie di camere hotel, b&b e camere b&b si impostano nelle rispettive liste in questa pagina, con salvataggio immediato riga per riga. Il minuto di default generale si imposta invece nel riquadro "Generazione automatica pulizie" in alto, insieme al trigger per l'hotel (data o check-out).
Assegnare un'attività — nell'elenco "Da assegnare" trovi tutte le attività generate ma non ancora affidate a nessuno. Per ciascuna, il menu "Addetto" mostra solo il personale con mansione Pulizie assegnato a quella specifica struttura/hotel/b&b: se compare "Nessun addetto con mansione Pulizie assegnato a questa struttura", significa che va prima sistemata l'anagrafica (sezione 3). Scegliendo l'addetto, retribuzione e importo si precompilano dalla sua tariffa; puoi comunque modificare data, orari e importo prima di confermare. Anche qui viene controllata l'eventuale sovrapposizione con altri turni dello stesso addetto nello stesso giorno.
7 Notifiche push
Da questa pagina invii notifiche push ai dispositivi degli addetti che hanno installato/autorizzato le notifiche sull'app staff. Puoi scegliere come destinatario tutto il personale attivo oppure un singolo addetto, e comporre titolo e messaggio.
Dopo l'invio viene mostrato quante notifiche sono state consegnate e quante no; i dispositivi che risultano non più raggiungibili (sottoscrizione scaduta o revocata) vengono automaticamente rimossi dall'elenco, così da mantenere pulito il registro degli invii futuri. Lo storico delle ultime 30 notifiche inviate resta consultabile in fondo alla pagina.
8 Messaggi
La pagina Messaggi offre una vera e propria chat con lo staff, in due modalità: conversazione singola con un addetto (riutilizzata automaticamente se ne esiste già una) oppure gruppo con nome personalizzato e più membri selezionabili.
L'elenco a sinistra mostra tutte le conversazioni, con anteprima dell'ultimo messaggio e un badge con il numero di messaggi non letti inviati dallo staff. Aprendo una conversazione, i messaggi vengono aggiornati automaticamente ogni pochi secondi, così come la lista delle conversazioni in background, per un'esperienza simile a una chat in tempo reale. Ogni messaggio che invii allo staff genera automaticamente anche una notifica push ai membri della conversazione, in modo che se ne accorgano anche a app chiusa.