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Panoramica del sistema
Il gestionale utilizza tre tipi di periodi indipendenti, ognuno con uno scopo preciso. Devono essere configurati nell'ordine corretto: prima le Regole d'Uso, poi le Regole di Applicazione, infine i Periodi Tariffe. I periodi di tipi diversi possono avere andamenti completamente diversi tra loro. Tutto questo vale sia per le 🏠 Strutture che per gli 🏨 Hotel e i 🛍 B&B.
⚠️ Nessuna sovrapposizione
All'interno dello stesso tipo di periodo, le date non possono sovrapporsi. Il sistema lo controlla automaticamente al momento della creazione e segnala il conflitto.
ℹ️ Cosa si copia di anno in anno
Le Regole d'Uso e di Applicazione si replicano di anno in anno con il pulsante "Copia da anno precedente". I Periodi Tariffe invece vanno ricreati o copiati ogni anno perché i prezzi possono variare.
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Regole d'Uso (P3) — Come si può prenotare
Le Regole d'Uso definiscono le condizioni di prenotazione per ogni periodo dell'anno. Per ogni periodo si impostano quattro regole:
A
Soggiorno minimo (notti)
Quante notti minime deve prenotare un ospite in questo periodo. In alta stagione tipicamente 7 notti, in bassa anche solo 1.
B
Giorni di inizio prenotazione consentiti
In quali giorni della settimana può iniziare un soggiorno. Lascia vuoto per consentire qualsiasi giorno. Esempio: solo sabato in estate, qualsiasi giorno in inverno.
C
Preavviso minimo prima dell'arrivo
Quante ore o giorni prima dell'arrivo si può fare una prenotazione. In agosto tipicamente 1 giorno, in novembre anche solo 1 ora.
E
Finestra di prenotazione anticipata
Quanti giorni prima si può prenotare al massimo. Utile per evitare prenotazioni con troppo anticipo (es. max 365 giorni prima).
ℹ️ Esempio configurazione P3
I periodi d'uso possono avere andamenti completamente diversi dalle tariffe. Esempio: Giugno (1-10 giu: min 2 notti, qualsiasi giorno) + Giugno Alta (11-30 giu: min 3 notti, solo sab) + Luglio-Agosto (1 lug - 31 ago: min 7 notti, solo sab) + Settembre (1-30 set: min 2 notti, sab/dom). Questi periodi sono del tutto indipendenti dai Periodi Tariffe.
⚠️ Buchi di copertura
I buchi di copertura (date senza nessun periodo attivo) sono evidenziati in arancione nella timeline in cima alla pagina. In quelle date il sistema non accetterà prenotazioni.
Per Hotel e B&B le Regole d'Uso si configurano separatamente nelle rispettive sezioni (Hotel → Regole d'Uso e B&B → Regole d'Uso) con la stessa logica ma applicate alle camere invece che alle strutture.
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Regole di Applicazione (P2) + Regola D — Quanto dura una richiesta
Le Regole di Applicazione definiscono i periodi in cui viene effettuata la prenotazione (non il periodo del soggiorno). Servono a gestire la Regola D: per quanto tempo una richiesta di preventivo occupa la struttura prima di scadere automaticamente.
Una richiesta di preventivo occupa la struttura come una prenotazione (appare in giallo). Diventa verde (confermata) solo con il pagamento. Se non viene confermata entro il tempo impostato, la struttura si libera automaticamente.
Dopo aver creato i periodi P2, nella pagina appare la matrice Regola D: ogni riga è un periodo di applicazione (quando viene fatta la prenotazione), ogni colonna è un periodo d'uso (quando cade il soggiorno). In ogni cella inserisci le ore di validità della richiesta.
| Prenotazione fatta in ↓ / Soggiorno in → | Giugno | Luglio | Agosto |
|---|
| Ottobre – Marzo (bassa) | 720h (30 gg) | 480h (20 gg) | 168h (7 gg) |
| Aprile – Maggio (media) | 168h (7 gg) | 72h (3 gg) | 24h (1 gg) |
| Giugno – Agosto (alta) | 24h (1 gg) | 2h | 1h |
ℹ️ Esempio pratico Regola D
Un cliente prenota a ottobre un appartamento per agosto. Siamo nel periodo P2 "Ottobre-Marzo", il soggiorno cade nel P3 "Agosto": la richiesta rimane attiva 168 ore (7 giorni). Se la stessa prenotazione fosse fatta a giugno, resterebbe attiva solo 1 ora — perché in alta stagione ogni ora conta.
Per Hotel e B&B le Regole di Applicazione funzionano allo stesso modo ma si configurano nelle sezioni dedicate con la scadenza preventivi a due dimensioni: quando arriva la richiesta (periodo di ricezione) e per quale soggiorno (periodo del check-in).
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Periodi Tariffe (P1) — Quando si applicano i prezzi
I Periodi Tariffe definiscono i blocchi temporali a cui associare i prezzi. Hanno solo date e nome — le tariffe vere si configurano nella sezione Tariffe, collegate a questi periodi. Anche i periodi tariffe possono avere un andamento diverso rispetto ai P2 e P3.
ℹ️ Esempio: periodi tariffe vs periodi uso
I Periodi Tariffe possono essere: "Giugno" (1-30 giu), "Luglio" (1-31 lug), "Agosto" (1-31 ago). I Periodi d'Uso invece: "1-10 Giu", "11-30 Giu", "Luglio-Agosto" (1 lug - 31 ago). Sono completamente indipendenti — il sistema li gestisce separatamente.
Se in una data non c'è nessun Periodo Tariffe attivo, non sarà possibile prenotare. La timeline mostra in arancione i buchi di copertura da colmare.
I Periodi Tariffe sono specifici per anno. Ogni anno puoi copiarli dall'anno precedente e aggiornare solo i prezzi nella sezione Tariffe.
Per Hotel e B&B i Periodi Tariffe vengono abbinati alle tariffe per sovrapposizione di date: se la tariffa hotel copre 01/07-31/08 e il periodo "Alta Stagione" è 01/07-31/08, vengono automaticamente collegati nella visualizzazione. Non serve un collegamento manuale.
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Ordine di configurazione consigliato
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Crea Gruppi, Strutture, Hotel e B&B — inserisci i tuoi gruppi, strutture, hotel con tipologie di camera e B&B con camere.
2
Crea le Regole d'Uso (P3) — definisci i periodi dell'anno con le regole A, B, C, E per strutture. Ripeti per hotel e B&B nelle sezioni dedicate.
3
Crea le Regole di Applicazione (P2) e configura la Regola D — definisci i periodi "quando viene fatta la prenotazione" e compila la matrice P2×P3. Ripeti per hotel e B&B.
4
Crea i Periodi Tariffe (P1) — definisci i blocchi temporali a cui associare i prezzi. Copri tutte le date in cui vuoi accettare prenotazioni. Valgono per strutture, hotel e B&B.
5
Configura le
Tariffe — per ogni Periodo Tariffe inserisci i prezzi per struttura/gruppo, per tipologia hotel e per camera B&B. Consulta la
Guida Tariffe per i dettagli.
6
Configura Supplementi, Tariffe Bambini e Fasce Orarie — aggiungi i servizi extra, le tariffe per i bambini per fascia d'età e gli orari di check-in/out. Tutti supportano "Applica a" per strutture, hotel e B&B.
Completata questa configurazione il sistema è pronto: gestisce le prenotazioni per strutture, hotel e B&B, applica le tariffe corrette, libera automaticamente le strutture alla scadenza delle richieste non confermate e mostra i buchi di copertura prima che diventino un problema.
